version 2023.06.1 | Dernière modification 27 juin 2023.
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la clinique médicale du Sud-Ouest recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web. En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
1. À propos de nous
Voici nos informations d’identification complètes :
Clinique médicale du Sud-Ouest
4475 rue Bannantyne, suite 103. Verdun (Qc). H4G 1E2.
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Mme Micheline Dufresne, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par téléphone :
514-765-3600
ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Au sein de notre clinique médicale du Sud-Ouest nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes : À la clinique médicale du Sud-Ouest, nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels à l’importance et au respect de la protection des renseignements personnels de nos patients. Lors de l’embauche, les employés administratifs sont informés de cette obligation et doivent tous signer un formulaire attestant de cette obligation. De plus, tous les membres qui utilisent le logiciel médical doivent aussi préalablement reconnaitre et accepter cette obligation via une case à cocher avant de pouvoir utiliser le logiciel.
2. Définitions importantes
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3. Comment allons-nous traiter vos Renseignements Personnels
| Comment collectons-nous vos renseignements personnels | Certains renseignements nominatifs (ex : nom) sont demandés automatiquement lorsque vous prenez rendez-vous via une plateforme tel que Rendez-vous santé Québec. À la clinique, notre personnel administratif vous demandera d’autres informations nécessaires (ex : votre adresse) pour bien vous identifier. Il est aussi possible de vous enregistrer personnellement sur une des bornes électroniques utilisées à la clinique mais vos informations de sont pas stockées sur cet appareil. Les professionnels de la santé vous questionneront sur les informations relatives à votre santé et se doivent de consigner les informations dans votre dossier. Ces informations sont confidentielles et ne peuvent être consultées que par les professionnels de la santé qui vous fournissent des soins. |
| Quels sont les renseignements personnels que nous collectons | Nom, prénom, numéro d’assurance maladie, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel. Les professionnels de la santé doivent rédiger une note médicale contenant les informations pertinentes sur votre santé. Les résultats de tests médicaux et les résultats de laboratoires se retrouvent aussi dans votre dossier. Ces informations sont consultées seulement par les professionnels de la santé qui vous fournissent des soins. |
| Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels | Le patient lui-même ou la personne qui en a la charge s’il d’agit d’une personne mineure ou inapte. |
| Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels? | Vérification de l’identité des patients, administrer le dossier des patients, pouvoir rejoindre le patient ayant un résultat anormal. Pour ce qui est des renseignements médicaux, il sont nécessaires pour pouvoir comprendre votre santé dans sa globalité et vous offrir les meilleurs soins possibles, ainsi que d’assurer la continuité des soins. |
| Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels? | Nous pourrions ne pas être en mesure de vous identifier correctement. Nous pourrions être dans l’impossibilité de vous joindre si nous devons vous communiquer des informations. Pour ce qui est des renseignements médicaux, le professionnel de la santé ne pourra pas vous offrir des soins optimaux s’il ne possède pas les informations relatives à votre dossier. À la limite, ceci pourrait être dangereux pour votre santé (ex : omettre de mentionner une allergie). Notez que nous n’utilisons plus de dossier papier. |
| Qui aura accès à vos renseignements personnels? | Le personnel administratif et le personnel soignant qui doit interagir avec vous (infirmiers, médecins, pharmaciens, travailleurs sociaux, …). Vos renseignements personnels apparaissent sur les demandes de références pour les médecins spécialistes ainsi que sur les différents tests médicaux demandés (ex : requête pour une prise de sang). Il en va de même pour la CNESST et la SAAQ. Les informations de votre dossier peuvent être partagées, en totalité ou en partie, avec les compagnies d’assurance, seulement si vous signez une autorisation de partage des renseignements. Certaines informations doivent être partagées avec les compagnies effectuant la facturation médicale et avec la Régie de l’assurance maladie du Québec. La clinique médicale du Sud-Ouest participe occasionnellement à des projets de recherche approuvés par un comité d’éthique. Dans ce contexte, le personnel de recherche pourrait avoir accès à certaines informations nominatives, pour obtenir votre approbation à la participation. |
| Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers? | Vos renseignements personnels sont intégrés à notre dossier médical électronique. Votre adresse courriel nous permettra de vous envoyer certaines informations si vous êtes inscrit à l’interface Portail-patient (sécurisé). Certaines informations sont partagées avec les compagnies effectuant la facturation médicale et avec la Régie de l’assurance maladie du Québec. Sur demande et sous présentation de votre autorisation signée, nous pouvons partager les informations votre dossier avec les compagnies d’assurance. Les résultats de laboratoires et la liste des médicaments sont accessibles aux professionnels de la santé et aux pharmaciens via le logiciel sécurité Dossier Santé Québec, à moins que vous ayez signifié votre désaccord à ce partage. La clinique médicale du Sud-Ouest participe occasionnellement à des projets de recherche approuvés par un comité d’éthique. Dans ce contexte, le personnel de recherche pourrait avoir accès à certaines informations nominatives, pour obtenir votre approbation à la participation. |
| Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels | Au moins 5 ans après la dernière inscription au dossier. |
| Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels | Malgré toutes les mesures que nous prenons, il nous est impossible de garantir totalement la protection de vos renseignements personnels (voir point 5). |
| Où allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Les informations sont contenues dans notre dossier médical numérique sécurisé. |
4. Quels produits technologiques utilisons-nous
| Nom du logiciel | Nom du fournisseur | Utilités |
| MYLE | Medfar Solutions Cliniques | Fournisseur de notre dossier médical électronique |
| Dossier santé Québec | Gouvernement du Québec | Partage d’information avec d’autres professionnels de la santé autorisés. |
5. Mesures de sécurité et risques inhérents
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
6. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions
6.1. En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
6.2. Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
7. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.
8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
- Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
- Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
- Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)
- Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
9. Comment utilisons-nous les témoins de navigation?
Notre site web utilise des témoins de navigation pour collecter des statistiques de fréquentation non nominatives.
10. Sites de tiers
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
11. Décisions entièrement automatisées
Nous n’utilisons pas cette technologie.
12. Technologies d’identification, de profilage, ou localisation
La clinique n’a pas recours à ce type de technologies.
13. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.